El resultado de una feria depende de decisiones que se toman meses antes de la apertura. Los expositores que llegan tarde a cada decisión pagan más, eligen entre menos opciones y montan con prisa. Este calendario ordena lo que hay que hacer y cuándo, desde que decides participar hasta que cierras los contactos que te llevaste.
Los plazos son orientativos. Cada feria publica sus propias normas, fechas límite y horarios de montaje. Revísalos en cuanto tengas acceso al área de expositor.
Seis meses antes: objetivo, presupuesto y espacio
Empieza por el objetivo. ¿Vas a vender, a captar distribuidores, a presentar un producto o a reforzar marca? De esa respuesta dependen el tamaño del stand, su distribución y el equipo que llevas.
Después, fija un presupuesto total. Incluye el suelo que alquilas a la feria, el diseño y la construcción del stand, los servicios del recinto (electricidad, agua, limpieza, conexión), el transporte, los viajes del equipo y las acciones de captación. Si quieres una referencia de precios por metro cuadrado, la tienes en nuestro artículo sobre cuánto cuesta construir un stand en 2026.
Reserva el espacio cuanto antes. En muchas ferias la ubicación se asigna por orden de solicitud o por antigüedad como expositor, y los pasillos principales se agotan primero.
Tareas de este mes:
- Definir el objetivo principal y cómo lo vas a medir
- Aprobar el presupuesto total, no solo el del stand
- Solicitar el espacio y confirmar metros, tipo de stand (una, dos, tres o cuatro caras abiertas) y ubicación
Cinco y cuatro meses antes: briefing y proveedor
Con el espacio confirmado, prepara un briefing para el diseño. Una página basta si recoge lo esencial: objetivo, metros y caras abiertas, productos a exponer, zonas que necesitas (reuniones, almacén, demostración, degustación), número de personas en el stand, imagen de marca y presupuesto.
Pide propuesta a dos o tres empresas de stands con el mismo briefing. Así podrás comparar diseño y precio en igualdad de condiciones. Al comparar, pregunta qué incluye cada presupuesto: diseño, fabricación, transporte, montaje, desmontaje, gráfica, mobiliario, iluminación y gestión de permisos. Dos precios parecidos pueden esconder alcances muy distintos.
Pregunta también qué pasa con el stand después de la feria. Si vas a repetir o a exponer en otras ferias, un stand que se almacena y se vuelve a montar puede reducir el coste de las siguientes convocatorias.
Tareas de este periodo:
- Redactar el briefing
- Pedir propuestas con el mismo briefing
- Elegir proveedor y firmar el alcance por escrito
Tres meses antes: diseño definitivo y normativa
Este es el mes de cerrar el diseño. Cada cambio posterior encarece la producción o compromete los plazos.
Revisa con tu proveedor las normas de montaje de la feria: altura máxima, distancia a los stands vecinos, cerramientos, colgados desde el techo, dobles plantas y materiales permitidos. Estos límites cambian según el recinto y la feria.
Los stands de diseño suelen necesitar documentación técnica firmada por un técnico competente, sobre todo si tienen estructuras altas, elementos colgados o doble planta. Confírmalo en las normas de tu feria y deja claro quién la gestiona. En nuestro caso la tramita un estudio de ingeniería externo y la repercutimos al cliente a coste, sin margen.
Los fallos que más vemos en esta fase los recogemos en errores comunes al diseñar un stand y cómo evitarlos.
Tareas de este mes:
- Aprobar planos, render y memoria de materiales
- Validar el diseño contra las normas de la feria
- Presentar el proyecto y la documentación técnica dentro del plazo de la feria
Dos meses antes: producción y servicios del recinto
Con el diseño aprobado empieza la fabricación. Tu parte ahora es entregar a tiempo los contenidos gráficos: logotipos en vectorial, fotografías en alta resolución y textos revisados. En nuestra experiencia, los retrasos en la gráfica son una causa habitual de montajes apurados.
Contrata los servicios que gestiona el recinto: potencia eléctrica, tomas de agua, conexión a internet, limpieza o azafatas si no las aporta tu proveedor. Suelen tener precios más bajos si se piden antes de una fecha límite.
Tareas de este mes:
- Entregar toda la gráfica en formato final
- Contratar electricidad, agua, conexión y limpieza
- Pedir o actualizar material comercial: catálogos, tarjetas, muestras
Un mes antes: equipo, logística y citas
La feria rinde más cuando las reuniones importantes ya están en la agenda. Escribe a clientes y prospectos con tu número de stand y propón una hora concreta. Publica tu participación en web, redes y firma de correo.
Organiza al equipo: turnos, quién atiende qué perfil de visitante, cómo se registra cada contacto y qué se promete en el stand. Cierra viajes y alojamiento, que en semanas de feria suelen encarecerse.
Si expones producto, planifica su envío y su recogida. En ferias fuera de España la logística pesa más; lo explicamos en por qué la logística es un factor crítico en ferias internacionales.
Tareas de este mes:
- Enviar invitaciones con número de stand y propuesta de cita
- Cerrar turnos, viajes y alojamiento
- Definir cómo se registran los contactos (formulario, app o lector de acreditaciones)
La semana de la feria: montaje y apertura
El montaje lo hace tu proveedor en los días que fija la feria. Conviene que alguien de tu empresa visite el stand el último día de montaje para revisar gráfica, iluminación, enchufes y producto antes de la apertura. Es el último momento para corregir algo sin público delante.
Durante la feria, reúne al equipo cada mañana diez minutos: citas del día, contactos del día anterior y ajustes.
Después de la feria: desmontaje, almacén y seguimiento
El desmontaje también tiene horario. Retira el producto y el material de valor antes de que empiece. Si el stand se reutiliza, tu proveedor lo guarda hasta la siguiente convocatoria.
El seguimiento decide el retorno. Escribe a cada contacto en la primera semana, mientras recuerda la conversación. Pasa a tu equipo comercial los contactos con interés real y mide el resultado contra el objetivo que fijaste seis meses antes.
Tareas:
- Enviar seguimiento a todos los contactos en la primera semana
- Registrar oportunidades y ventas atribuibles a la feria
- Anotar qué funcionó y qué cambiarías para la próxima
Planifica tu próxima feria con nosotros
En Diseño y Construcción de Stands llevamos más de 10 años diseñando, fabricando, montando y almacenando stands para ferias en España y Europa. Si tienes una feria en los próximos meses, cuéntanos fecha, metros y objetivo, y te proponemos un calendario de trabajo y un presupuesto cerrado. Contacta con nosotros.
